A boa comunicação com fornecedores é um alicerce essencial para relacionamentos eficazes. Ela estabelece confiança e parceria, gerando uma cultura de cortesia mútua que é benéfica em curto, médio e longo prazo.

Para se ter uma ideia, o Centro Canadense de Ciência e Educação realizou um estudo no qual concluiu que somente o diálogo transparente é capaz de construir uma relação de confiança que, em última análise, conduz ao compromisso.

Em contrapartida, é válido pontuar que, no centro das falhas nas relações comprador-fornecedor, está a má comunicação. 

E mais: uma comunicação eficaz requer não apenas reuniões trimestrais com fornecedores, mas também contactos frequentes e informais, conforme destaca o pesquisador Jonathan Webb.

Agora, como estabelecer uma dinâmica comunicacional proveitosa com os fornecedores do seu negócio? 

Veja, a seguir, algumas dicas que vão ajudar!

4 práticas essenciais para melhorar a comunicação com fornecedores

1. Definição de expectativas claras desde o início

Estabeleça um caminho de comunicação claro no início de cada novo relacionamento.

Quais dados você precisa dos fornecedores?

O que eles precisam de você e quais canais ou ferramentas de diálogo serão usados?

Certifique-se de que qualquer tecnologia de planejamento da cadeia de suprimentos que você escolher permita facilmente a comunicação direta, atualizações de status e acesso a números/identificadores de peças.

Em meio à atual incerteza no fornecimento, é ainda mais importante ser transparente com seus fornecedores sobre as previsões de produção/distribuição, para que possam agir com antecedência e garantam as entregas.

A visibilidade das necessidades de fornecimento em um horizonte mais longo aprimora seus planos e permite que você planeje com mais antecedência.

2. Conheça as partes interessadas na cadeia de suprimentos e defina uma liderança de diálogo com fornecedores

Determine quem, dentro do seu negócio, está liderando o relacionamento e a comunicação com fornecedores e as demais partes interessadas.

Da mesma forma, busque estabelecer qual o papel que cada profissional da área de Compras desempenha no relacionamento com os fornecedores e o seu nível de importância ou responsabilidade dentro da cadeia de comunicação.

Tenha em mente que uma boa liderança consiste em comunicar os “porquês” — conforme destaca a Harvard Business Review —, mas também de liderar antecipações de informações, abrir espaços para diálogos conforme necessário. 

3. Priorize bons fornecedores e estabeleça relacionamentos ganha-ganha

Cultive sempre o relacionamento com seus fornecedores.

Agora, não perca de vista que todos os fornecedores podem não ser iguais; alguns podem ser de maior importância estratégica para o seu negócio do que outros.

O melhor a se fazer é segmentar assim:

• Fornecedores com alto impacto na receita;

• Fornecedores de fonte única;

• Fornecedores regionais;

• Fornecedores que enviam para determinados locais;

• Fornecedores de matérias-primas ou componentes essenciais;

• e assim por diante.

Tendo essa classificação bem clara, seja proativo no cultivo desses relacionamentos ganha-ganha conforme os graus de importância de seus fornecedores; nunca espere para dialogar com mais profundidade apenas quando surge um problema.

4. Prime pela transparência

Ser transparente com seus fornecedores sobre as previsões de produção e/ou vendas permite que eles avisem com antecedência sobre o que podem entregar e quando.

Melhor ainda, você e seus fornecedores podem determinar de forma colaborativa as mudanças ou cortes necessários em seu plano de curto prazo.

Dê um passo adiante, discutindo até que ponto você precisa planejar e compreender suas capacidades.

Você está essencialmente “priorizando” o tipo de demanda a ser atendida por seus fornecedores para que eles possam tomar melhores decisões sobre os requisitos de produção.

Esta é uma prática especialmente valiosa quando prevalecem a volatilidade e a interrupção da cadeia de abastecimento.

→ Você já pensou em como a tecnologia também influencia na comunicação com fornecedores? 

Cada provedor usa códigos, nomenclaturas e às vezes até unidades de estoque diferentes dos que sua empresa utiliza. Por isso, a comunicação eletrônica deve permitir integrações que facilitam e automatizam o trabalho operacional. 

Confira, no vídeo a seguir, como organizar bem essas informações através de um sistema de gestão empresarial, representado aqui pelo ERP da Sidicom:

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