Comprovantes

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A tabela de comprovantes constitui-se na "espinha dorsal" dos movimentos do sistema, pois identifica quais são as operações que a empresa executa e registra o funcionamento de cada uma dessas operações.

Exemplos:

Incluindo novos comprovantes

1)        Código: Campo para atribuir o código do comprovante. O código deve ser inserido manualmente. Atribua um código de forma organizada, deixando numa mesma sequência os comprovantes que são relacionados.

2)        Nome: Campo para atribuir um nome ao comprovante. O nome deve ser o mais explicativo possível.

3)        Observação: Informamos nesse campo um resumo de qual vai ser a função desse comprovante dentro do sistema. Exemplo: COMPROVANTE PARA AJUSTE DE ESTOQUE PARA MAIS.

4)        Desativado: Quando um comprovante já possui movimentações, o sistema não permite que ele seja excluído. Utilize esta opção para desativar um comprovante, fazendo com que não possa mais ser utilizado nos movimentos.

5)        Tipo: Serve para indicar a que tipo, grupo, de operações o comprovante pertence. Isso possibilita organizar melhor a tabela, pois ela acabará tendo muitos comprovantes. Também facilita para fazer relatórios, pois permite, por exemplo, consultar movimentações apenas de um tipo, evitando ter que selecionar comprovantes um a um.

• Compra, venda e devoluções: operações envolvendo mercadorias / produtos que a Empresa comercializa ou controla.
• Operações internas e ajustes: aquelas que são de caráter interno, como transferências entre filiais, ajustes de estoque, etc.
• Recibo: exclusivamente para comprovantes que registrem a baixa do pagamento e recebimento de contas. Via de regra só existe um comprovante de recibo, com o código 910, padrão no sistema. Somente será necessário cadastrar outros no caso de querer identificar outro tipo de motivo pelo qual um débito é baixado (dívidas baixadas como incobráveis, por exemplo).
• Juros e descontos: para comprovantes em que são lançados juros e descontos referentes a valores no contas a pagar ou a receber. Como o recibo registra sempre o valor total do pagamento (já incluindo juros e descontos), se os comprovantes de juros e descontos extras forem relacionados junto com o recibo, o valor total não vai coincidir com o valor efetivo que se pagou / recebeu. Por isso, o sistema nunca vai mostrar num relatório comprovantes deste tipo, a não ser que o usuário peça no relatório.
• Outras operações: demais operações com clientes e fornecedores que não se quer que estejam misturadas com as outras. Geralmente usado para operações que não tem influência nos resultados ou na atividade fim da empresa, como remessa para conserto, remessa para demonstração, etc.
• Consignações: para os comprovantes que controles a remessa e o retorno de consignações de clientes e fornecedores. Somente os comprovantes cadastrados neste tipo vão funcionar no relatório que faz o controle de saldos e movimentos de consignações no sistema.
• Despesas: para comprovantes que identifiquem as despesas lançadas no sistema (aluguel, salários, etc.)
• Ajuste fiscal: especificamente para comprovantes que fazem ajustes de caráter fiscal no sistema, como notas de correção e créditos de icm diversos.
• Conhecimento de frete: exclusivo para comprovantes nos que se lançam os conhecimentos de frete.
• Produtor rural: Serve para emitir nota fiscal para produtor rural. É utilizado somente no módulo "Lançamento de notas"  (Ex: Funrural e Fundesa).
• Ajuste/Benefício/Incentivo da apuração do SPED: Este tipo de comprovante é utilizado somente para lançamento de ajuste no SPED fiscal, conforme registro E111 do layout do SPED.
• Imobilização e baixa do CIAP: Este tipo de comprovante serve para informar para o SPED que um bem foi imobilizado, posterior a sua imobilização serve para sinalizar que o mesmo tem o seu fim do período de apropriação.
• Saldo inicial SPED: Este tipo de comprovante é criado de forma de automática no momento da ativação do SPED fiscal, servindo para dar início desse módulo no sistema.

6)        Incluir: Inclui o comprovante no sistema.

7)        Cancela: Cancela a inclusão/modificação do comprovante.

Após a definição desses campos é necessário completar a configuração do comprovante.

Configuração dos comprovantes

ATENÇÃO: muito cuidado ao definir e alterar estas configurações, pois se alguma estiver errada, não adianta somente arrumá-la depois de constatado. Todos os movimentos lançados no período em que a configuração estava equivocada vão ficar dessa forma. Somente os movimentos gravados após a correção vão estar de forma correta.

Para definir, visualizar ou alterar a configuração de um comprovante, selecione o comprovante desejado na lista à esquerda da tela. Depois, à direita escolha a ficha respectiva a aonde opera o comprovante (cliente / interno ou fornecedores). No caso em que o comprovante opera em ambos, preencha uma ficha e depois a outra, sendo que a configuração consiste nos seguintes parâmetros:

1)        Usando para: Exibe a utilidade do comprovante, a qual é selecionado na criação do mesmo no campo “Tipo”.

2)        Onde opera: O usuário pode realizar a configuração para cliente/interno e/ou fornecedor.

• Fornecedor: o comprovante trata de operações que ocorrem exclusivamente com fornecedores.
• Cliente / Interno: para operações com clientes ou internas.
• Ambos: quando a operação pode acontecer com clientes ou fornecedores.

3)        Tipo movimento:

• Contábil: movimentos aonde o sistema vai solicitar apenas o valor total da operação, sem perguntar que produtos fazem parte da mesma. Exemplos: despesas como salários, aluguel e impostos.
• Com produtos: quando é obrigatória a vinculação (indicação) de produtos que fazem parte do movimento, como no caso de compras, vendas e devolução de mercadorias.

4)        Estoque: Indicar se o comprovante gera uma entrada ou saída de estoque. Nos casos de devoluções leia as instruções do campo “sinal contábil” para uma melhor orientação. No caso de tipo de movimento contábil não tem influência nenhuma o que seja aqui indicado, mas para seguir um padrão, se for um movimento de clientes coloque como saída, se for de fornecedor, como entrada.

5)        Movimento: Indica se o lançamento vai a débito ou a crédito. Aqui é indispensável seguir uma padronização. Orientamos que vendas vão a débito, compras a crédito, recibo de baixa de pagamentos de clientes a crédito e recibo de baixa de pagamentos a fornecedores a débito.

6)        Estatística anual: Coloque “atualiza” para que o sistema mostre as operações deste comprovante nos resumos e detalhes de movimentações nos cadastros de clientes e fornecedores e também para que seja calculado custo médio do produto. Se utiliza “não atualiza” quando não se quer que a operação atualiza custo médio ou apareça nas movimentações do cadastro de clientes e produtos,  usado muito em operações que não sejam especificamente de compra e venda, tais como bonificações, remessas, etc. Para movimentos de tipo contábil é sempre não atualiza.

7)        Sinal contábil: O normal é que seja positivo. Será usado o sinal negativo em movimentos como os de devolução, aonde por uma questão de visualização e totalização de relatórios é melhor que a devolução vá na mesma coluna que a venda (venda vai a débito, em vez de colocar a devolução a crédito com sinal positivo, o que numa totalização de relatório acaba sendo confundida com uma compra, vai a débito com sinal negativo). O mesmo exemplo se aplica ao campo “estoque” em relação a entrada e saída. A devolução de uma venda é melhor que seja lançada como uma saída com sinal negativo. Em relação ao estoque vai ser dada uma entrada, pois saída negativa (- da saída x sinal negativo) acaba gerando uma entrada, mas no relatório a devolução aparece na coluna de saídas, sendo que o total dessa coluna vai ser a diferença entre vendas e devoluções, refletindo de forma fiel a realidade e não sendo confundida com uma compra caso saísse na coluna de entradas.

8)        Operação fiscal:

• Entrada: vai no livro fiscal de entradas. Caso emita nota fiscal é marcada como entrada.
• Saída: vai no livro fiscal de saídas. Caso emita nota fiscal é marcada como saída.
• Não usa: não precisa estar relacionada nos livros fiscais.

9)        Autorizações: Esta opção está disponível apenas na operação fornecedor e serve para definir quantas autorizações serão necessárias para o lançamento da despesa.  Para realizar as autorizações utilize o módulo "Autorização de compras e despesas". Para definir os usuários que terão permissão para realizar a autorização acesse o módulo "Senha e permissão".

10)        Baixa estoque: Somente para tipo de movimento com produtos.

• Sim: as operações lançadas vão movimentar (alterar) o estoque dos produtos que fazem parte do movimento.
• Não: usada quando se quer indicar (lançar) produtos em um movimento, mas não se quer que seja movimentado o estoque. Exemplos: uma nota de fornecedor de simples faturamento para entrega futura tem produtos a serem lançados, mas seu estoque não pode ser somado, pois o produto ainda não foi entregue. Outro exemplo: a Empresa quer controlar as despesas de manutenção de veículos de forma bem detalhada lançando as peças e itens utilizados (pneus, velas, para-brisas, etc.), só que não quer controlar estoque desses itens.

11)        Botão “Sair”: Sai do cadastro de comprovantes.

1)        Código fiscal CFOP: Código fiscal de operação (CFOP) para dentro e fora do estado da filial em que está sendo lançado o movimento. Mesmo que o CFOP tenha 4 dígitos, como o sistema tem 5 dígitos (1 dígito de reserva e para diferenciar operações que usem o mesmo código), informe sempre zero no 5º dígito ou, caso tenha sido utilizado todo o campo, o valor correspondente à tabela.

2)        Comprovante entrada de transferência automática: Usado somente para configuração do tipo “cliente/interno”, no caso de transferência de saída para filiais. Informa aqui qual o código do comprovante da transferência entrada de filiais. Fazendo isso, toda vez que for digitado uma transferência saída para uma filial, o sistema vai fazer de forma automática o lançamento de transferência entrada na outra filial.

3)        Código numerador: Campo para informar o código numerador que o comprovante irá utilizar. Veja maiores detalhes clicando aqui.

4)        Natureza da operação: Serve para informar a natureza de operação de uma operação de compra e venda.

5)        Use CFOP da tabela de ICMS ou do comprovante:

• Use CFOP da tabela de ICMS: Marque essa opção se sua empresa emite mais de um CFOP na mesma nota fiscal. Também pode ser usado se sua empresa tem produtos com CFOPs diferentes, mas deseja que o sistema controle a emissão de apenas um CFOP em cada nota. Muito usado em casos que a empresa tem produtos com e sem substituição tributária e que deve ser emitido uma nota para cada situação (com ou sem substituição tributária). Para funcionar dessa forma, você deve marcar a opção “Não permitir mais de um CFOP por movimento de venda” na tela de dados da empresa no sistema.

• Usa CFOP do comprovante: marque essa opção se sua empresa emite venda apenas com um CFOP por movimento de venda.

6)        Divide produtos nos pedidos por agrupamento de carga: ....

7)        Novo: Permite incluir uma nova configuração para cliente/interno ou fornecedor em um comprovante cadastrado.

8)        Alterar: Confirma alterações realizadas na configuração do comprovante.

9)        Excluir: Exclui configuração para cliente/interno ou fornecedor em um comprovante cadastrado.

10)        Cancelar: Cancela inclusão/alteração na configuração do comprovante.

1)        Ativos: Marque essa opção para o sistema mostrar apenas aqueles comprovantes que estão Ativos dentro do sistema. Desmarcando essa opção, o sistema vai mostrar todos os comprovantes na tela de configuração.

2)        Numeradores: Quando for necessário emitir documentos como notas fiscais ou ter a numeração do movimento definida de forma automática pelo sistema, é preciso atribuir um numerador ao comprovante. Na parte inferior da tela está a lista de numeradores cadastrados. Lá pode-se cadastrar um novo numerador ou alterar configurações dos já existentes. Os dados do numerador são:

• Código: Um numerador é identificado pelo código, que pode repetir-se em várias filiais e séries (cada uma com seus números correndo de forma independente).
• Filial: Filial que utiliza o numerador. Um numerador pode estar cadastrado pra mais de uma filial, sendo que em cada filial a sequência de numeração é independente.
• Série: Cada numerador, dentro de uma filial, pode ter várias séries, cada uma com uma numeração independente e imprimindo (ou não) documentos diferentes. Exemplo: o comprovante Nota fiscal (para clientes significa venda que não seja ao consumidor final, por exemplo) pode ter que emitir 2 tipos de formulário diferentes. Nesse caso, o comprovante teria, por exemplo, o código de numerador “001”, o qual na filial 01 vai existir em duas séries: “1” e “UNIC”, pois cada uma dessas séries é um formulário diferente, com numeração e formato específicos.
• Bloqueado: “N” significa que não está bloqueado. O numerador pode estar bloqueado por dois motivos: está sendo utilizado nesse exato momento pelo sistema (emitindo uma nota e definindo o número para ela, por exemplo) ou aconteceu um erro ou o sistema foi interrompido no momento da gravação de uma operação que utilizava esse numerador. Nesses casos, vai estar em “S” (sim). Para desbloquear troque para “N”.
• Número: Número de documento que será atribuído ao próximo movimento que usar o numerador. Quando acontecer uma situação como a de mandar imprimir uma nota de venda, o sistema completar a operação, mas o formulário não ser impresso por algum motivo externo (impressora desligada, problema de configuração do sistema operacional, etc.), você deverá vir a este campo e retornar ao número anterior, pois o sistema avançou. Também deverá desfazer o pedido de cliente ou eliminar o movimento de venda (quando não foi feito a partir de um pedido) para que não exista mais gravado o movimento com aquele número de documento, pois caso contrário, depois de retornar este campo ao número anterior, no momento de gerar o movimento o sistema vai dizer que o número de documento já existe no sistema.
• Limite itens: É a quantidade de itens (produtos) que cabem na nota fiscal.
• Tipo: Tipo de documento a imprimir quando usado o numerador (ver tabela “tipo” à direita na parte inferior da tela).
• Número ECF: Número de série do equipamento de controle fiscal (impressora fiscal).
• Série ECF: Número que representa a sequência da impressora dentro de sua empresa e pode ser encontrado no rodapé de um cupom fiscal, da leitura X ou da redução Z, costuma ter o formato “001”, “002” e similares.

3)        Tipo : Tabela de tipos de documentos a imprimir quando usado o numerador.

4)        Botões de navegação: Serve para navegar nos numeradores cadastrados no sistema.

5)        Incluir: Incluir novo numerador.

6)        Excluir: Excluir numerador.

8)        Visualizar: Visualiza relatório de comprovantes e numeradores.

9)        Imprimir: Imprime relatório de comprovantes e numeradores.

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