Digitação
Digitação de cotações
Cotações > Digitação
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Após solicitar uma nova cotação algumas dados devem ser preenchidos, os dados principais como, cliente, Tipo de cotação, número, etc. Porém, note que a guia de digitação de produtos e itens lançados não é exibida, esta então somente ficará disponível após a inclusão da cotação, clicando no botão 'Incluir'.
Os dados do cliente poderão ser preenchidos automaticamente pelo sistema caso seja selecionado um cliente existente, através do campo 'Cliente', onde é preenchido o código de um cliente (manualmente ou pela pesquisa). Ou então, caso seja uma cotação sem vínculo ao cliente, estes dados poderão ser digitados pelo usuário, neste caso o campo do código do cliente ficará em branco.
O sistema não faz nenhum tipo de bloqueio para cliente de acordo com a sua situação, por exemplo, 'Bloqueado', mas um aviso é exibido sempre que selecionado um cliente com situação diferente de 'Ativo'.
No cabeçalho é exibida uma imagem, onde pode ser colocado o logotipo da empresa. O padrão do arquivo para o logotipo é: 'LogoCotacaoXX.bmp', onde XX é o código da filial, sendo assim permite que dois logotipos diferentes sejam impressos de acordo com a filial da cotação, exemplo: LogoCotacao01.bmp (para filial 01) e LogoCotacao02.bmp (para filial 02). Esta imagem deverá estar disponível na estrutura padrão do sistema, na pasta 'C:\sidicom.new', em cada estação que necessitar imprimir as cotações. O tamanho da imagem deverá estar dentro do padrão disponibilizado no relatório (760x124 pixels).
A cada item será exibida a imagem do produto caso exista, bem como a descrição técnica.
As cotações também possuem um log de eventos realizados no mesmo formato do log de movimentos (clientes e fornecedores). Torna-se possível assim, verificar as tarefas que são executadas por cada um dos responsáveis.
Restrições para a geração de pedidos:
• Cotação: A cotação deverá estar associada a um cliente existente, ou seja, o campo de código do cliente deverá estar preenchido.
• Itens: Somente os itens relacionados ao Cadastro de produtos serão convertidos para o pedido, ou seja, pelo menos um item da cotação deve ter o código de um produto associado, mesmo que os dados como nome por exemplo tenham sido alterados, pois dentro pedido o que será válido é o produto cadastrado.
• Comprovante: O Comprovante utilizado será o comprovante padrão dos pedidos de cada terminal onde executada a Geração do Pedido através da cotação.
• Pedido: O pedido será criado na situação de 'Pendente', pois existe a questão do estoque para ser avaliada, e esta somente a partir do pedido, pois a cotação não verifica os estoques disponíveis.
Exclusão: para excluir uma cotação é simples, basta ter permissão para exclusão e clicar no botão 'Excluir', independente de um pedido ter sido gerado, se este for o caso, o pedido permanecerá no sistema, e terá em seu Log a ocorrência de inclusão via cotação. Apenas a cotação será excluída assim como todos os seus itens.
1) Nova: Ao clicar neste botão ocorre a inclusão de uma nova cotação. O código será gerado automaticamente por definição de segurança do sistema, porém uma numeração livre é disponibilizada ao usuário, o campo 'Número', onde poderão ser digitados quaisquer caracteres com a finalidade de facilitar a codificação pré-existente para diversos órgãos solicitantes por exemplo.
2) Cópia: Permite realizar pesquisas de cotações. Essa pesquisa de cotações segue o padrão de pesquisas do sistema, com uma particularidade quanto ao cliente, pois este pode não estar cadastrado no sistema, logo, em alguns casos, apenas o nome poderá ser pesquisado, ou, colocando o código do cliente (caso cadastrado).
3) Clientes: Permite acessar o cadastro de clientes.
4) Produtos: Permite acessar o cadastro de produtos.
5) Filial: Código da filial que deseja registrar a cotação de cliente selecionado.
6) Cotação: Serve para selecionar uma cotação, informe o código da cotação desejada e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo.
7) Data: Informar a data da cotação de cliente.
8) Tipo: Serve para selecionar um tipo, informe o código do tipo desejado e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo.
9) Número: Informar o número da cotação de cliente.
10) Cód. Cliente: Serve para selecionar um cliente, informe o código do cliente desejado e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo.
11) Nome: Mostra o nome do cliente informado no campo 10 "Cód. Cliente".
12) Contato: Informar um contato.
13) E-mail: Informar o e-mail para contato.
14) Fax: Informar o fax para contato.
15) Fone: Informar um telefone para contato.
16) Visualizar: Visualiza a cotação de cliente selecionado.
17) Imprimir: Imprime a cotação de cliente selecionado.
18) Internet: Endereço eletrônico.
19) Botão Sair: Sai da tela “Cotação de Cliente”.
Aba Dados Gerais
Cotações > Digitação > Aba Dados Gerais
20) Cond. Pgto: Serve para selecionar a condição de pagamento, informe o código da condição de pagamento desejada e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo.
21) Vendedor: Serve para selecionar um vendedor, informe o código do vendedor desejado e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo.
22) Frete: Digitar o código referente ao frete desejado, sendo "0" para não usar frete, "1" para cobrança do remetente ou "2" para cobrança do destinatário.
23) Validade: Informar os dias de validade da cotação.
24) Gerar pedido: Ao clicar neste botão é possível gerar o pedido selecionado. Uma cotação poderá ser facilmente convertida em um pedido para posterior faturamento ou orçamento.
25) Observação: Observações referentes a cotação selecionada.
26) Isentos: Marcar este campo se desejar isenção para IPI.
27) Observação interna: Observação interna referente a cotação selecionada.
28) Totais: Mostra os valores totais de: itens, total dos produtos, valor do frete, total e dos pedidos gerados.
29) Usuários do movimento: Mostra os usuàrios do movimento selecionado.
30) Incluir: Inclui a cotação de cliente selecionada.
31) Alterar: Confirma alterações realizadas no cadastro de cotações.
32) Excluir: Exclui a cotação de cliente selecionada.
33) Fechar: Deleta os dados selecionados nesta tela.
Aba Digitação
Cotações > Digitação > Aba Digitação
Nesta guia Digitação é possível realizar a inclusão dos itens da cotação. Não é necessário que o item a ser inserido na cotação seja cadastrado no sistema, assim como o cliente. Neste caso todos os campos devem ser informados pelo usuário, porém se utilizarmos o código do produto, podemos selecionar um item já cadastrado no sistema, e então os campos serão preenchidos automaticamente.
Além de selecionar um produto existente e o nome ser preenchido automaticamente, o sistema de cotações permitirá que seja alterado o nome do produto bem como a descrição técnica, apenas com a finalidade de satisfazer a cotação, pois em determinados casos isto é uma exigência dos órgãos solicitantes. Caso seja digitado um código de produto que já tenha sido lançado na cotação em uso, o sistema busca este item para alteração, assim como o item de cotação.
34) Auto incrementar: Ao marcar este botão é possível auto incrementar o item (somente para números). Esta ferramenta é utilizada para não ser necessário a cada item gerar um novo código de 'Item(cotação)', será então inicializados em 1 (um) e terá sua seqüência por 1,2,3,etc. Mas em determinados casos, uma cotação exige que seja destacado um código do item cotado, e neste caso será de extrema importância uma vez que é livre de digitação pelo usuário, basta desmarcar a opção 'Auto Incrementar item'.
35) Item (cotação): Informar o item de cotação. Este campo é obrigatório, já que não é necessário ser um produto cadastrado, logo o sistema utiliza este campo para referência dentro da cotação.
36) Cód. Produto: Serve para selecionar um produto, informe o código do produto desejado e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo.
37) Apresentação: Mostra como o produto é apresentado conforme o código do campo "36".
38) Lista padrão: Serve para selecionar uma lista padrão de preços, informe o código dessa lista e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo.
39) Marca: Informar a marca do produto slecionado.
40) Quantidade: Digitar a quantidade do produto selecionado.
41) Preço: Serve para selecionar um preço, informe o código do preço desejado e pressione a tecla “Enter” ou ative a consulta, clicando na pasta amarela ao lado do campo ou pressionando a tecla F4 com cursor nesse campo. O preço do produto não é preenchido com base a uma lista de preço, porém na pesquisa de produtos é disponibilizada a mesma tela de pesquisa que existe nos pedidos, sendo assim, esta ferramenta permite uma análise nos preços de acordo com as listas.
42) Descontos: Mostra os descontos referentes ao produto selecionado para cotação.
43) Alíq. IPI: Mostra a alíquota de IPI calculada sobre o produto.
44) P/ V: Mostra se será calculado sobre o percentual ou sobre o valor (P = Percentual ou V = Valor).
45) Entrega em: Informa em quantos dias será realizada a entrega. Cada item da cotação poderá ter seu prazo de entrega, mas esta informação é meramente informativa.
46) Valor IPI: Mostra o valor do IPI.
47) Total: Mostra o valor total.
48) Descrição técnica: Mostra a descrição técnica sobre a cotação selecionada.
49) Incluir: Inclui os dados informados sobre o produto para a cotação.
50) Alterar: Confirma alterações realizadas no produto do cadastro de cotações.
51) Excluir: Exclui os dados informados sobre o produto para a cotação.
52) Cancelar: Cancela alterações realizadas.
Aba Itens Lançados
Cotações > Digitação > Aba Itens Lançados
Neste guia de Itens Lançados é possível visualizar todos os itens já lançados. Também podemos navegar entre os itens e selecionar qualquer um destes. Ao selecionar o sistema retorna para a guia de digitação e já posiciona o código do item.
Visualização/Impressão: a impressão de uma cotação só se torna disponível depois de incluída e com pelo menos um item na cotação.
53) Tabela Itens Lançados: Mostra os dados da tabela de intens lançados como: sequencia, item, código do produto, nome do produto, marca do produto, quantidade, preço, valor do IPI, valor total, prazo, desconto1, desconto2, desconto3, desconto4, desconto e valor de desconto.
54) Botões de navegação: Botões para selecionar os registros existentes na tabela de itens lançados.
55) Selecionar: Seleciona os dados desta tela.
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